L’entreprise CERDYS a été créée par la fusion de sept entreprises. Aujourd’hui, elle possède six sites de production et 200 salariés. Leur métier : la production de plantes destinées au jardin et distribuées dans les jardineries. Il y a un an, la société s’est interessée au logiciel de gestion et de dématérialisation des documents. Découvrez le témoignage de M.HAMON, gestionnaire chez CERDYS.

Pourquoi la GED ?

Lors de la fusion des six entités, la comptabilité et les ressources humaines ont été concentrées sur un même site. Les gestionnaires de site n’avaient donc plus un accès direct à tous les documents comptables : classeurs de comptabilité, factures, bons de commande… Impossible donc de travailler correctement. Afin de pouvoir redistribuer l’information à l’ensemble des collaborateurs sur chacun des sites, il a fallu trouver une solution adaptée.

Après un audit et une analyse complète de leur organisation, nous avons pu identifier des besoins d’archivages et de partage d’informations sur les documents de comptabilité et des ressources humaines.

La mise en place du projet

Plusieurs journées de travail entre l’informaticien, le gérant, la comptable de CERDYS et le Consultant Solutions de SORAM ont été nécessaires pour mettre en place une GED fonctionnelle à tous les niveaux. C’est un vrai travail collaboratif qui s’est effectué entre les équipes SORAM et CERDYS. Cela a permis une avancée rapide et une efficacité dans la mise en place du projet.  À chaque rendez-vous, un futur utilisateur venait vérifier la pertinence de chaque fonction installée et de l’organisation de la plateforme. À terme, cela offre un outil idéal pour les utilisateurs car il est adapté à chacun de leurs besoins.

Et après ?

Les collaborateurs ont accès à toutes les données (factures, bons de livraison, bulletins de paie…) depuis chacun des sites de production. De plus, pour les audits de label environnementaux et de production BIO, les certificateurs travaillent directement depuis la GED. C’est un gain de temps pour la recherche d’informations. Le travail est plus efficace pour l’ensemble des collaborateurs car l’information est consultable depuis un outil performant et personnalisé aux besoins de l’entreprise.

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