Avantages de la dématérialisation

On entend de plus en plus parler de la dématérialisation des données.

Mais que cela veut-il dire vraiment ? Dématérialiser les données de son entreprise signifie, en premier lieu, remplacer tous les supports d’informations matériels existants (papiers administratifs, dossiers clients…) par des fichiers informatiques.

Nous vous présentons les avantages pour votre entreprise en terme de coûts, d’organisation et de sécurité à effectuer une dématérialisation de vos données.

I – Avantages de la dématérialisation : les coûts

Les informations stockées de façon matérielle demandent un certain coût lié au rangement (achat d’armoire, de pochettes, de chemises pour classer les documents écrits et imprimés), mais aussi lié à l’impression de ces documents (achat de papier, d’imprimantes et d’encre, entretien du matériel…). À contrario, les documents stockés de manière immatérielle nécessite une connexion à un réseau et un espace de stockage en ligne. Ce système de gestion dématérialisé représente un certain coût à sa mise en place mais permet de réaliser des économies multiples dans le temps.

II – Avantages de la dématérialisation : l’organisation

Dématérialiser ses données permet également de s’y retrouver plus facilement dans l’ensemble des documents stockés. Auparavant, il fallait des étagères classées par années, noms des clients ou autres types de classement. Désormais, grâce aux documents stockés directement sur un ordinateur, il est bien plus facile de retrouver un document voulu en particulier.

Mais, là n’est pas le seul atout. L’un de vos collaborateurs ou clients a besoin de certaines informations ? Il est également aujourd’hui bien plus pratique et facile de partager certains fichiers avec d’autres membres de votre entreprise ou partenaire.

III – Avantages de la dématérialisation : la sécurité

Face à un nombre incalculable de dossiers imprimés et manuscrits, il est facile d’en égarer certains. Qui n’a jamais connu la perte ou le vol d’un certain nombre de dossiers ? Avec la dématérialisation des données, il est alors bien plus facile de les garder « sous clé » et de les protéger de toute intrusion malveillante. Installez des codes et des systèmes de protections de données sur vos ordinateurs…et n’oubliez pas de sauvegarder des copies de vos documents !

IV – Les solutions pour bien gérer la dématérialisation des données de son entreprise : LA GED

La GED (Gestion électronique des documents ou Document Manadement System en Anglais) consiste à mettre en place un procédé informatique afin de pouvoir organiser et gérer au mieux ses informations enregistrées. Ce système permet alors d’optimiser la gestion de ses données et d’ainsi gagner un temps considérable sur les actions suivantes : capture des données, numérisation, classement, organisation, indexation, diffusion…

Et si vous passiez à la dématérialisation de vos données ?

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